Privacyverklaring

Privacyverklaring vzw Muzaïek

Muzaïek hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Muzaïek houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Muzaïek zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Vzw Muzaïek
Brugsevaart 136, bus 002
9030 Mariakerke
09/311 67 17
informatie@muzaiek.be

ARTIKEL 1 – Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

ARTIKEL 2 – Waarom verwerkt Muzaïek persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Muzaïek verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

Algemeen

  • In functie van het naleven van de VZW-wetgeving (wettelijke verplichting)
  • In functie van goed bestuur en organisatorische werking bv. kwaliteitszorg, klachtenverwerking en interne communicatie (gerechtvaardigd belang om de organisatie uit te bouwen)
  • In functie van het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
  • In functie van versturen van nieuwsbrieven, wedstrijden en publicitaire doeleinden naar niet-leden (toestemming betrokkene)

Specifiek voor deelnemers aan onze activiteiten

  • Om te kunnen inschrijven voor activiteiten van Muzaïek en de daarbij horende administratie in orde te brengen (uitvoering overeenkomst)
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Muzaïek (uitvoering overeenkomst)
  • Versturen van nieuwsbrieven, wedstrijden en publicitaire doeleinden (gerechtvaardigd belang organisatie activiteiten)
  • Foto’s kunnen gebruikt worden voor communicatie tussen Muzaïek en deelnemers (vb. bloggen op kamp), Muzaïek en monitoren (vb. vormingen van monitoren) en publicitaire doeleinden (vb. nieuwsbrieven, website en kampbrochure)

Specifiek voor sollicitanten, medewerkers, vrijwilligers, stagiairs en jobstudenten

  • Het organiseren van een sollicitatieprocedure (uitvoering overeenkomst)
  • Het voeren van een correcte personeelsadministratie (wettelijke verplichting)
  • In functie van de uitvoering van de arbeids- , vrijwilligers- en/of stage-overeenkomst (uitvoering overeenkomst)
  • In functie van het op de hoogte gehouden worden van passende vacatures (toestemming betrokkene)

Muzaïek zal medische en andere (gevoelige) informatie enkel verwerken met de bedoeling

  • deelnemers op een zo gepast mogelijke wijze te begeleiden op een activiteit;
  • adequaat te kunnen reageren bij risicosituaties op een activiteit.

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming te allen tijde in te trekken.

ARTIKEL 3 – Welke persoonsgegevens verwerkt Muzaïek?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u (of uw kind) vragen, opslaan, verzamelen en/of verwerken. We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Algemeen:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, geboortedatum, e-mail (werk/ privé)

Specifiek voor deelnemers aan onze activiteiten:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer (werk/privé), e-mail (werk/ privé)
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum
  • Medische gegevens (bv. voor deelname aan kampen: contactgegevens huisarts, evt. allergieën, aandoeningen of toe te dienen medicatie)
  • Financiële identificatiegegevens : rekeningnummer, naam rekeninghouder, status en data betalingen
  • Samenstelling en kenmerken gezin, partner, kinderen of andere personen ten laste
  • Afbeelding/ foto
  • Historiek deelnames aan activiteiten van Muzaïek

Specifiek voor sollicitanten, medewerkers, vrijwilligers, stagiairs en jobstudenten

  • Rijksregisternummer
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer
  • Persoonlijke kenmerken: geboorteplaats, nationaliteit
  • Actueel/ bijzonder fiscaal en sociaal statuut
  • Loongegevens
  • Gegevens m.b.t. betaalde en niet-betaalde afwezigheden
  • Stavingstukken i.f.v. het verkrijgen van kostenvergoedingen
  • Type contract
  • Functie en taken
  • Start en einde contract/ tewerkstelling, duur contract/ tewerkstelling, datum en wijze
  • Arbeidsregeling en werkrooster
  • Prestatie- en rustgegevens
  • Stavingstukken afwezigheden
  • Functionerings-, coaching- en evaluatiegegevens
  • Ontslaggegevens
  • Loopbaangegevens
  • Studiegegevens
  • Opleidingsgegevens
  • Gegevens m.b.t. arbeidsongeval, arbeidshandicap of arbeidsbeperking
  • Mobiliteitsgegevens: gegevens over woon-werk-verkeer en stavingsdocumenten verplaatsingskosten
  • Handtekening

Website bezoekers

  • Muzaïek kan daarnaast anonieme gegevens verzamelen (browerstype, IP adres, besturingsprogramma, …) om de kwaliteit en vindbaarheid van haar website te verbeteren.

ARTIKEL 4 – Hoe verzamelt Muzaïek persoonsgegevens?

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Bij minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) moet er schriftelijke toestemming gegeven worden door de ouder/voogd of wettelijke vertegenwoordiger. Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van derden voor wie Muzaïek in opdracht of op vraag activiteiten organiseert (bv. steden, gemeenten, sportorganisaties).

Het is mogelijk dat er tijdens activiteiten foto’s genomen worden of filmpjes gemaakt worden van de activiteiten en de deelnemers. Muzaïek vraagt bij de inschrijving van een deelnemer expliciete toestemming om foto’s te nemen van (activiteiten van) de deelnemer. Daarnaast kan Muzaïek gebruik maken van sfeerbeelden of afbeeldingen van menigten en dit zonder toelating (noch voor het nemen, noch voor het gebruik nadien).

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om te kunnen deelnemen aan activiteiten of om in dienst te kunnen treden bij Muzaïek. Uitzondering hierop zijn:

  • gegevens over de gezondheid van het kind
  • contactgegevens voor direct marketing

Indien u geen gegevens over uw gezondheid (of die van van uw kind) meedeelt, kan Muzaïek geen rekening houden met die gegevens die haar niet bekend zijn en niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele incidenten of problemen die voortkomen uit het feit dat deze informatie niet bekend was.

Indien u geen contactgegevens verstrekt voor direct marketing zal u geen ongevraagde commerciële mails ontvangen.

ARTIKEL 5 – Wie krijgt jouw persoonsgegevens te zien?

Enkel de personen die betrokken zijn bij de organisatorische, administratieve en boekhoudkundige opvolging van onze activiteiten hebben volledige toegang tot jouw persoonsgegevens.

De personen die enkel betrokken zijn bij de begeleiding van de deelnemer, kunnen slechts een beperkt aantal persoonlijke gegevens raadplegen. Dit gaat enkel over gegevens die nodig zijn voor het welslagen van de activiteit alsook het adequaat kunnen reageren bij risicosituaties op een activiteit. Deze personen zijn ertoe gehouden het vertrouwelijke karakter van deze informatie te eerbiedigen.

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een externe derde partij voor o.a.:

  • het verzorgen van de internet en Muzaïek website- omgeving (o.a. webhosting);
  • de boekhoudkundige verwerking van Muzaïek;
  • diverse administratieve en wettelijke verplichtingen m.b.t. personeels- en officebeheer;
  • het in opdracht van vzw Muzaïek instaan voor de begeleiding van kinderen op kamp.

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen: subsidiërende overheden.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

ARTIKEL 6 – Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Muzaïek bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Muzaïek hanteert als algemeen principe dat persoonsgegevens maximaal 5 jaar na het laatste gebruik worden bijgehouden, tenzij wettelijke bepalingen of ondubbelzinnige stemming een uitzondering toelaten.

Specifiek voor deelnemers aan onze activiteiten:

  • Muzaïek bewaart de persoonsgegevens verbonden aan een kampinschrijving max. 5 jaar, zowel in functie van administratieve verwerking (vb. fiscale attesten, subsidierapportage Vlaamse overheid, beheer van facturatie, bevestiging voor de mutualiteit, …) als in functie van gemiddeld aantal deelnames per leeftijdsgroep aan Muzaïekkampen.
  • Muzaïek bewaart de medische gegevens, eigen aan een inschrijving van een deelnemer op een activiteit, slechts één jaar. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor een goed verloop en – opvolging in het desbetreffende werkjaar. Binnen een tijdsspanne van 1 jaar na het kamp worden deze gegevens dan ook verwijderd.

Specifiek voor sollicitanten, medewerkers, vrijwilligers, stagiairs en jobstudenten

  • Muzaïek bewaart de persoonsgegevens verbonden aan sollicitanten, medewerkers, stagiairs en jobstudenten min. voor de duur van de arbeidsovereenkomst en max. gedurende 5 jaar na beëindiging van de overeenkomst, tenzij anders vereist door de (Belgische) regelgeving of wanneer de verjaringstermijn van een eventuele vordering in rechte tegen de werkgever of een ondubbelzinnige toestemming (vb. goedkeuring met opname in werfreserve) dat rechtvaardigt. De maximum termijn van 5 jaar is gerechtvaardigd zowel in functie van administratieve verwerking en personeelsbeheer als in functie van een gemiddelde retentiecijfer/ tewerkstellingsduur van vaste en tijdelijke medewerkers.
  • Na elk werkjaar worden monitoren die de afgelopen 2 jaar geen activiteit (meer) begeleid hebben naar de database met niet-actieve monitoren verplaatst. Op elk moment kan een monitor via e-mail aangeven niet meer op de hoogte gehouden te willen worden van nieuwe vacatures of de vraag stellen naar anonimisering van zijn/haar dossier.

ARTIKEL 7 – Hoe beveiligen we onze persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Muzaïek van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • Muzaïek respecteert de meldplicht voor datalekken zoals voorzien in de GDPR.

Met bovenstaande maatregelen beschermt Muzaïek uw gegevens om het risico van verlies, misbruik, openbaarmaking en/of wijziging zo klein mogelijk te maken.

ARTIKEL 8 – Wat zijn uw rechten?

Algemeen:

  • U heeft recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
  • U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • U heeft het recht op verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
  • U heeft recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen deze verwerking te stoppen.
  • Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails). Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profilering en u zal dus evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

ARTIKEL 9 – Waar kan u terecht bij klachten?

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit – DPO
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
dpo@apd-gba.be

ARTIKEL 10 – Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Muzaïek kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.

Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e- mail als u deze wilt raadplegen.